Données personnelles de vos clients : êtes-vous en règle ?

Les RGPD encadrent en effet, la récupération des informations personnelles de vos prospects et clients, mais aussi leur utilisation. Les agences immobilières doivent donc s’adapter et protéger les données collectées.

Le Règlement Général de la Protection des Données, plus communément appelé le RGPD est un texte réglementaire Européen (General Data Protection Regulation en anglais), qui encadre la protection des données à caractère personnel. Entré en application le 25 mai 2018, il renforce les droits des citoyens européens en matière de données personnelles.

La notion même, de données personnelles est relativement vaste et comprend toutes les informations collectées, qu’il s’agisse du nom, prénom, numéro de téléphone, email, date de naissance, profession, statut marital, centres d’intérêts ou bien encore des éléments biométriques, psychiques ou économiques... d’une personne physique identifiée et identifiable.

Le RGPD s’inscrit dans le prolongement de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, et vient renforcer la protection des citoyens européens, en harmonisant au niveau européen les règles via un cadre juridique unique dédié aux professionnels. Il renforce ainsi les droits individuels des individus pour mieux contrôler et protéger leurs données à caractère personnel. Sont concernées par cette nouvelle réglementation, toutes les entreprises sans
critère de taille ou de domaine d’activité, et ce, quel que soit leur pays d’implantation, du moment que l’organisation qui traite les données soit établie au sein de l’Union Européenne ou que son activité vise des résidents européens. La réglementation concerne également les sous-traitants de ces sociétés, exploitant des données personnelles pour le compte d’une autre entreprise, collectivité ou association (source CNIL).

Les informations clients constituent la base même des métiers de l’immobilier. C’est pourquoi en tant que professionnels du secteur, vous êtes bien évidemment concernés par le RGPD. En effet, chaque jour, au sein de votre agence, de votre bureau de vente ou via votre site internet, vous collectez, traitez et utilisez des données personnelles dans le cadre de votre activité commerciale. Et le seul fait de vous constituer un fichier de prospects pour travailler (propriétaires, acheteurs, bailleurs, locataires...), vous amène à traiter des données à caractère personnel !

L’ensemble des fichiers de votre entreprise est concerné par le RGPD : informations administratives, comptables, juridiques, coordonnées de vos salariés et collaborateurs, sous-traitants, apporteurs d’affaires..., ou encore celles de vos prospects et de vos clients. Ainsi, vous êtes responsable du traitement des données collectées, même si celles-ci ne sont pas considérées comme particulièrement sensibles.

Alors, oui, ce nouveau règlement entraîne inévitablement des changements organisationnels, mais ne pas le respecter pourrait vous coûter jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % de votre chiffre d’affaires ! Pour éviter tout souci, voici une petite liste des nouvelles obligations à respecter concernant la protection des données de vos clients.

En tant que professionnels de l’immobilier, vous êtes dans l’obligation de respecter la protection des données de vos clients. Le Règlement Général sur la Protection des Données est ainsi composé de grands axes qui permettent d’organiser des actions à déployer :

■ Le consentement de l’internaute : le prospect ou le client doit avoir donné son consentement à recevoir des mails, des newsletters ou un appel (il doit avoir expressément coché une case demandant à recevoir des informations ou à être contacté) ;

■ La transparence : si la collecte de données personnelles est réalisée chaque jour, automatiquement, que ce soit en acceptant les cookies d’un site internet, en remplissant un questionnaire ou partageant sa localisation, l’utilisateur doit connaître concrètement la raison qui pousse l’entreprise à collecter ses informations comme l’envoi de courriel, mais il doit aussi savoir quelle est la finalité du traitement et la base juridique, ainsi que la durée de conservation des données. Par exemple, les données collectées peuvent permettre à l’entreprise de proposer des offres personnalisées aux internautes et de personnaliser leur communication en prenant en compte le profil du
client afin de répondre réellement aux attentes et aux besoins de leurs clients.

■ La portabilité des données : vos prospects et clients doivent avoir la possibilité de récupérer une partie de leurs données dans un format ouvert et lisible ;

■ Le droit à l’effacement : les personnes concernées peuvent demander à rectifier leurs données, à être désinscrites d’une liste ou à ce que celles-ci soient définitivement supprimées de la base de l’entreprise.

■ Garantir la sécurité des données : cette notion fait également partie des exigences fixées dans le règlement sur la protection des données personnelles. Toutes les mesures doivent être mises en œuvre pour sécuriser les informations de vos clients. La CNIL a d’ailleurs émis différentes recommandations à ce sujet, visant à assurer “un
niveau de sécurité adapté au risque” dans un guide didactique de la sécurité des données personnelles.

■ Nommer un DPO (Data Protection Officer) au sein de chaque entreprise : délégué à la protection des informations des utilisateurs, chef des données personnelles en assure la mise en conformité, le traitement et la sécurisation. Vous pouvez choisir de nommer un DPO au sein de votre entreprise ou encore de l’externaliser auprès d’un avocat
spécialisé dans les nouvelles technologies. S’il ne s’agit pas d’une obligation, la nomination d’un DPO au sein de sa structure est tout de même fortement conseillée pour vous mettre en conformité et éviter de lourdes sanctions  en cas de non-respect des règles liées à la protection des données.

Sachez qu’offrir une véritable sécurité en matière de protection des données constitue un gage de confiance envers ceux qui vous contacte. Développez votre activité en travaillant la qualité et surtout respectez le choix de vos clients et ne les sollicitez que lorsqu’ils le souhaitent vraiment. Outre le RGPD, travailler des leads qualifiés “intentionnistes” à des fins commerciales, s’avèrent être nettement plus efficaces et moins coûteux que de
solliciter des personnes n’ayant fait aucune demande.

Chez Bien’ici, le traitement des données à caractère personnel de nos clients fait partie de nos priorités. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité et notre politique de protection de vos données. Nous mettons tout en œuvre pour assurer une protection de vos données personnelles efficace. Si vous avez besoin de davantage d’informations ou si vous souhaitez être informé de vos droits d’accès, de rectification,
d'effacement, de limitation et d'opposition au traitement ou encore du droit à la portabilité, n’hésitez pas à nous contacter.