Mise en location : comment gagner du temps ?

Afin que la mise en location du bien ne soit pas bloquée, vous devez recueillir auprès du propriétaire l’ensemble des éléments légaux nécessaires à la mise en location. Réalisez un document type (document Word ou template) listant l’intégralité des éléments que le propriétaire doit vous fournir en précisant qu’ils ont un caractère obligatoire. La relation de confiance avec votre mandant est primordiale : vous évitez ainsi de paraître intrusif. Pour rappel, voici les éléments à collecter :

• pièce d’identité ;
• diagnostics immobiliers ;
• titre de propriété ou extrait de Kbis ;
• montant du loyer ;
• dernier relevé de charges ;
• équipements de l’immeuble ;
• règlement de copropriété ;
• relevé de surface ;
• copie de la taxe foncière ;
• système de chauffage ;
• RIB ;
• attestation d’assurance habitation ;
• clé(s) du bien.

Si le bien a déjà été loué, vous devez également demander :

• la date du dernier paiement effectué par l’ancien locataire ;
• le montant du dernier loyer hors charge ;
• les éventuels travaux effectués depuis la dernière location et leurs montants.

Une fois ces éléments en main, vous pouvez également gagner du temps en signant le mandat via une signature électronique, ce qui vous évite de programmer un rendez-vous avec votre client (via votre logiciel de transaction ou des outils du type Sinimo, Yousign ou Hellosign).

Si l’emailing est un outil très efficace pour générer des mandats, son utilisation vous permet également de faire un tri dans les candidatures que vous recevez et de mesurer les intentions des locataires. Dès la signature du mandat, rédigez un mail type qui fera office d’accusé de réception. Dans ce mail, vous pouvez insérer un lien qui guidera les potentiels locataires vers un formulaire offrant la possibilité de récolter leurs informations personnelles et vous permettant de les recontacter (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail). Ainsi, les prospects qui ne répondent pas à ce formulaire peuvent d’ors et déjà être écartés. Ce formulaire vous permet également de collecter des informations comme leur profil locataire, facilitant la présélection (salaire, situation de famille, situation professionnelle…). Vous pouvez vérifier qu’ils ont les moyens de louer et que le bien correspond à leurs attentes (il ne sert à rien de faire visiter un studio à une famille de 5 personnes). Différents outils permettent d’orienter vos prospects vers un formulaire comme SurveySparrow, Jotform, Paperform, Typeform…

L’automatisation de la présélection grâce à l'emailing renvoyant vers un formulaire vous permet donc de repérer les locataires réellement intéressés (ils ont fait l’effort de répondre) et de compiler les données fournies de manière claire. Vous vous évitez ainsi de faire visiter le bien à des "mauvais dossiers".

Pour être certain que le bien mis en location corresponde aux attentes et aux besoins des potentiels locataires, une visite virtuelle accolée à l’annonce permet de sélectionner uniquement des locataires réellement intéressés par le bien. Ils ont ainsi la possibilité de se projeter dans le logement.

De votre côté, vous évitez les visites chronophages de locataires qui ne veulent pas du logement pour telles ou telles raisons. Des outils spécifiques existent tels que enVisite ou encore Nodalview qui vous permettent de créer des visites virtuelles rapidement et sans être un professionnel de l'informatique.

Une fois que vous avez sélectionné les potentiels locataires, préparez un mail type récapitulatif des éléments nécessaires au dossier de location. Ces éléments sont toujours les mêmes et vous permettent d’attribuer (ou non) le bien à un locataire. Mais vous devez avant tout éviter la discrimination en motivant vos refus. Dans le cas contraire, vous êtes passible d’une amende de 45 000 €. L’utilisation d’une plateforme numérique (Zelok, Smartloc) est l’idéal pour vous mettre à l’abri. Inscrite dans la technologie blockchain, elle est infalsifiable et collecte les documents en datant leur réception, offrant ainsi une grande traçabilité.

Pour rappel : les documents que vous devez demander pour sélectionner les potentiels locataires sont les suivants : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un justificatif de situation professionnelle et un justificatif de ressources.

La rédaction du bail de location dépend du type de location (loué vide ou meublé) et contient des mentions obligatoires. Vous pouvez réaliser un document type dont vous vous servirez d’un mandat à l’autre ou recourir à des éditeurs de contrats immobiliers en ligne (Modelo, Sinimo…) pour davantage de praticité.

L’état des lieux est un document très important qui permet au propriétaire lors de la sortie du locataire, de récupérer le bien mis en location dans le même état qu’à l’entrée. Il permet de se retourner vers le locataire en cas de dommages et d’exiger des réparations si besoin. Néanmoins, un état des lieux prend du temps et l’on se retrouve parfois face à un locataire de mauvaise foi.

Pour éviter ce type de situation, des outils numériques permettent de prendre des photos, d’y adjoindre des annotations et d’envoyer l’état des lieux automatiquement à l’ensemble de vos interlocuteurs. Vous avez ainsi un état des lieux numérique, précis et irréfutable. Parmi ces outils, on trouve notamment Check & Visit, toolimo…

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