Agents immobiliers : comment mieux gérer votre emploi du temps ?

Oublier un rendez-vous, perdre du temps lors de la réalisation d’une tâche, manquer d’efficacité ou de suivi dans la gestion d’un dossier. Voici autant d’écueils qui peuvent nuire à la productivité d’un négociateur mais aussi, à long terme, à sa réputation. Pour optimiser votre temps et vos résultats, votre meilleur allier est un agenda bien tenu. Qu’il soit en version papier ou électronique, il sert à planifier l’ensemble des tâches quotidiennes et avoir une vision claire de votre semaine.

Le métier d’agent immobilier comporte des actions qui doivent être réalisées chaque jour : prospection, pige, suivi des mandats et des estimations, relances acquéreurs. Toutes ces tâches  doivent être inscrites dans votre agenda et leur durée bien déterminée en amont. Sachez par ailleurs que la plupart des logiciels CRM utilisés au sein des agences immobilières possèdent des outils de relance automatique qui peuvent s’avérer précieux.

Pour ne pas tomber dans le stress et conserver une activité fluide, il est capital de ne pas remplir son agenda à 100 % mais de conserver 20 % de temps libre dans la journée pour palier les imprévus assez fréquents dans cette profession (visite de dernière minute, rendez-vous avec un prospect peu disponible, etc).

En matière de gestion du temps, il est recommandé de commencer la journée par les tâches les plus difficiles ou qui demandent le maximum de concentration. En fonction de votre tempérament, vous pouvez ainsi prioriser en début de journée un rendez-vous client pour une prise de mandat, le closing d’une transaction ou la gestion administrative.  En parallèle, il est conseillé de diviser les tâches importantes en plusieurs étapes, entrecoupées de pauses régulières. C’est la "technique Pomodoro" qui permet de gagner en agilité intellectuelle.

Qu’on se le dise, choisir, c’est aussi renoncer. Il faut en effet apprendre à dire non aux tâches à faible valeur ajoutée et rester maître de son temps, notamment avec les clients. Prendre du temps avec un prospect pour bien comprendre son projet, oui. Se laisser déborder par des bavardages, non. Et pour être parfaitement efficace, apprenez à ne faire qu’une seule chose à la fois et à terminer une tâche avant de vous atteler à une autre. À ce titre, il est particulièrement opportun de mettre son téléphone sur messagerie au cours d’un rendez-vous client. La productivité et la distraction ne font pas bon ménage.

Porte-à-porte, phoning, mailing, les actions de prospection doivent devenir une véritable routine et être parfaitement intégrées à l‘agenda du négociateur. Les plages de prospection sont idéalement fixes (par exemple, tous les jours de 17h à 19h). C’est un rendez-vous à prendre avec vous-même et à ne jamais manquer. En cas de météo peu clémente, n’annulez pas mais adaptez votre stratégie et optez plutôt pour le phoning. De votre investissement en matière de prospection dépendra en grande partie vos résultats.

Vous l’aurez compris, pour faire face aux sollicitations et à la charge de travail souvent conséquentes dans le secteur de l’immobilier, un planning bien structuré est déterminant. Il vous permettra d’être plus efficace, plus serein et renverra une image résolument professionnelle.