Comment bien gérer votre fichier acquéreurs ?

Encore faut-il que ce dernier soit parfaitement rempli, entretenu de manière quotidienne et optimisé grâce aux nombreuses fonctionnalités disponibles dans la plupart des CRM. Bien’ici vous dispense quelques conseils avisés pour que votre fichier acquéreurs devienne votre meilleur allié dans votre activité.

Avoir des mandats de vente, c’est bien. Mais avoir des acquéreurs motivés et disposés à acheter maintenant, c’est mieux ! Pour vous faciliter la tâche au quotidien, il y a quelques règles de base. Celles-ci vont vous permettre de suivre vos prospects de manière fluide, de trouver rapidement les bons clients quand vous décrochez un nouveau mandat mais, plus largement, de renvoyer une image professionnelle à l’ensemble de vos clients. Une bonne manière en sorte de vous différencier de la concurrence !

Pour un fichier acquéreurs de qualité, il faut, en amont, procéder à des découvertes acquéreurs approfondies. Pour rappel, ce premier contact se déroule idéalement en agence et demande de prendre du temps. C’est le moment au cours duquel vos clients se racontent et dévoilent leur projet. À ce titre, l’agent immobilier doit faire preuve d’écoute pour récolter un maximum d’informations : coordonnées, profession, motivations d’achat, modalités de financement, expériences immobilières, manière de vivre, et bien évidemment critères de recherche. Plus la fiche sera complète et détaillée, plus vous aurez la capacité à trouver le bon bien pour vos clients.

Par ailleurs, cette fiche étant un document interne à votre agence, n’hésitez pas à y ajouter toutes les informations qui peuvent, de prime abord, sembler anodines mais qui vous permettront d’avoir un contact très personnalisé. Cela peut être un détail comme le nom du chien, l’école où vont les enfants ou encore un point commun que vous avez avec votre prospect.

La découverte acquéreur vous permet ensuite de qualifier votre prospect. En effet, à l’issue de votre entrevue, vous devez être en mesure de définir le degré de maturité de votre client dans le processus d’achat. Voici un exemple de classification :

• "I" comme information : le prospect a un projet mais ce sont les prémisses. Il est dans une phase où il récolte des informations pour connaître le marché et ne va pas acheter aujourd’hui même si vous lui présenter le bon produit.

• "C" comme comparaison : le prospect a déjà débuté son projet. Il connaît le marché mais affine son projet. Il effectue des visites dans le but de comparer mais ne sera pas forcément encore enclin à se positionner si vous lui proposer le bon bien.

• "D" comme décision : en face de vous, vous avez un prospect qui est prêt pour acheter maintenant et dont le financement est bouclé.

À vous de définir dans quelle catégorie se situe votre prospect au moment de la découverte acquéreur. Cette classification va vous permettre d’optimiser vos actions de suivis et leur fréquence. Mais attention ! Votre client n'est jamais figé dans une catégorie. Il peut par exemple passer rapidement de "I" à "C". Pour bien suivre cette évolution, vous devez donc rester en contact direct avec lui. Et, si nécessaire, adapter votre mode de suivi.

La plupart des CRM (logiciel informatique de gestion de la relation client) utilisés par les agences immobilières disposent de fonctionnalités tout à fait intéressantes pour vous simplifier la gestion de votre fichier clients. À commencer par un outil de planification des relances.

À l’issue de la découverte acquéreur et en fonction de la classification de votre client, vous devez programmer une relance téléphonique. Si votre client est "chaud", ne laissez jamais passer plus d’une semaine sans contact direct avec lui. S’il est en phase de comparaison, une relance au bout de 10 jours est tout à fait raisonnable. Enfin, si votre client débute seulement son projet, vous pouvez envisager de le relancer par téléphone sous 2-3 semaines.

En planifiant une date de relance, vous éviterez d’oublier vos clients et de manquer des opportunités de business. Cette date de relance doit être reprogrammée à l’issue de chaque contact. Et chaque contact doit faire l’objet d’un petit compte-rendu – même succinct – qui vous permettra de garder un historique précis de votre relation client et de modifier votre stratégie commerciale si nécessaire.

Même avec un fichier bien géré, un négociateur ne peut pas suivre sérieusement un trop grand nombre d’acquéreurs potentiels. En la matière, au-delà de 60-80 contacts, la tâche devient compliquée. Mais là encore, votre CRM peut vous aider. Si les critères de recherche de vos prospects ont été minutieusement répertoriés, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’envoi automatique d’annonces immobilières. Ainsi, dès qu’un nouveau bien correspond aux critères d’un de vos clients, celui-ci reçoit automatiquement l’annonce.

Là encore, attention : cette fonctionnalité est contre-productive si les critères de recherche ne sont pas suffisamment précis et vos prospects risquent de s’agacer s’ils reçoivent des biens qui ne correspondent pas à leur projet. Par ailleurs, l’utilisation de ce mode d’envoi ne doit pas vous empêcher de décrocher votre téléphone régulièrement pour faire un point de vive voix avec vos clients. Enfin, en vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), n’oubliez pas de demandez à vos clients s’ils sont d’accord pour recevoir des mails commerciaux de votre part.

Vous l’aurez compris, une bonne gestion de votre fichier acquéreurs passe par une qualification précise aussi bien du prospect que de son projet et par un suivi régulier à la fois automatisé et personnalisé. Vous ferez ainsi la différence et optimiserez vos opportunités de business.