Agent immobilier : 8 astuces pour mieux s’organiser au bureau

L’agenda est le meilleur ami de l’agent immobilier. Sans lui, aucune organisation n’est possible. Il est indispensable d’en avoir un mais surtout de bien l’utiliser. Il vous permettra de noter vos rendez-vous et d’avoir ainsi une vue d’ensemble de la semaine, du mois, voire même de l’année.

L’agenda vous procurera de la rigueur et du professionnalisme. Il vous évitera les oublis de rendez-vous, mais aussi d’en planifier plusieurs au même moment par inadvertance. Il est également possible de partager les agendas entre collaborateurs.

Un autre élément incontournable pour être à la pointe de l’organisation, c’est la "to do list". Elle vous permettra de lister par exemple, les visites à effectuer, les biens à ajouter dans vos annonces, ou encore les demandes de documents administratifs. Le principe est simple, vous notez toutes les choses que vous avez à faire dans la journée. Grâce à elle, plus d’oublis, et votre temps de travail est optimisé.

Cette méthode améliore la confiance en vous, vous savez ce qui vous attend et vous limitez les imprévus. Vous réalisez vos tâches, vous les rayez et passez aux suivantes. Votre productivité se retrouve boostée et vos journées sont allégées.

Là encore, de nombreuses applications existent, offrant la possibilité de paramétrer des dates, des rappels ou d’assigner des tâches aux autres membres de votre équipe. Pour encore plus d’efficacité, vous pouvez comparer le nombre de tâches réalisées à différentes périodes et les évènements qui ont réduit ou boosté votre efficacité.

En tant que professionnel de l’immobilier, il est nécessaire que vous établissiez un ordre de priorité entre les différentes obligations qui vous incombent.

Vous devez privilégier la relation client, elle ne doit jamais être négligée. Mais le traitement des dossiers peut être une tâche urgente, notamment lorsque vous devez rentrer un nouveau mandat ou récolter des éléments juridiques pour la vente d’un bien. Les rapports avec vos collaborateurs doivent aussi faire l’objet d’une grande attention. Les outils vus plus haut vous aideront certainement.

Réussir à travailler au milieu d’une pile de dossiers, de papiers éparpillés et de Post-it collés dans tous les coins est un vrai défi ! Le rangement de votre espace de travail est la solution pour une bonne organisation.

Un bureau rangé vous aidera à garder les idées claires et à être plus efficace. Il donnera à vos clients et prospects une meilleure image de votre travail lors de vos rendez-vous. Une table bien organisée est aussi un gain de temps.

Dès la fin du traitement d’un dossier, veillez à le remettre à sa place, et chaque soir à laisser un bureau parfaitement en ordre. Ainsi, vous pourrez visualiser plus facilement les dossiers à traiter en priorité le lendemain.

Un agent immobilier reçoit de nombreux emails dans une journée, à la fois de ses prospects, de ses collaborateurs ou de partenaires. Cette accumulation peut vous empêcher de distinguer les informations pertinentes (demandes de visites, mandats, questions diverses sur les biens) de celles inutiles comme les publicités par exemple.

Pour pallier ce problème, l’astuce est de créer des dossiers dans votre boîte mail. Ainsi, vous pouvez classer les mails soigneusement et les traiter sans en laisser passer.

L’agent immobilier est une personne de terrain. Il peut se rendre plusieurs fois par jour sur des lieux différents. À chaque rendez-vous, de nouvelles informations sont données. Un petit carnet - ou un smartphone toujours chargé - s’avère bien utile pour noter tout ce qui vous semble nécessaire.

Une fois arrivé au bureau, vous pourrez ainsi reporter les éléments sur votre agenda, votre "to do list", ou effectuer directement la tâche.

Pour gagner du temps, l’agent immobilier peut se fixer une routine. Elle consistera à commencer la journée tous les jours de la même manière. Par exemple :

• Traiter les mails urgents, puis les autres par ordre chronologique ;
• Vérifier la "to do list" et l’agenda ;
• S’assurer que les clients n’ont pas oublié leur rendez-vous ;
• Organiser le planning de sa journée.

La planification de votre journée permet de prendre des pauses. Vous aurez la possibilité de vous octroyer quelques moments pour décompresser. Une pause café, par exemple, augmentera votre concentration et votre capacité de travail.

Vous l’aurez compris, mieux s’organiser au bureau ce n’est pas compliqué. Toutes ces astuces feront de vous un agent immobilier efficace. Vos relations professionnelles et votre productivité seront améliorées en utilisant les bons outils et en exploitant pleinement leurs potentiels.